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Urgent! asistente contable y administrativa Job Opening In Palmira – Now Hiring COMERCIALIZADORA UNIVERSAL ORDOÑEZ CABAL SAS

asistente contable y administrativa



Job description

  • Nombre del cargo: Asistente Contable y Administrativo
  • Área / Departamento: Administración – Contabilidad
  • Jefe inmediato: Contador General / Gerente General/Administrador

Apoyar la gestión administrativa y contable de la empresa, asegurando el registro oportuno de la información final.

Funciones principales

  • Registrar y clasificar la información contable en el software SIIGO Nube, correspondiente (compras, ventas, bancos, gastos, cruces contables).

  • Apoyar en la elaboración de conciliaciones bancarias y control de caja menor.

  • Mantener al día el archivo físico y digital de documentos contables y administrativos.

  • Apoyar en la elaboración de reportes financieros básicos para la gerencia.

  • Gestionar facturación, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

  • Coordinar la atención de llamadas, correspondencia y soporte administrativo general.

  • Apoyar al contador externo en la preparación de declaraciones tributarias y reportes oficiales.

  • Controlar contratos, pagos de nómina y seguridad social (cuando aplique).

  • Apoyar la logística administrativa en compras y manejo de proveedores.

  • Elaborar reportes administrativos semanales y mensuales para la gerencia.

  • Apoyo a los contadores en información que se requiera para dar cumplimiento a la actividades de la empresa.

DESCRIPCIÓN:

1.Manejo de caja menor

  • Registrar y controlar los gastos menores de la empresa.

Recibir la caja menor inicial ($ asignado por la gerencia).

  • Registrar cada gasto en el formato de control de caja menor (fecha, concepto, valor, comprobante).

  • Solicitar siempre factura o soporte válido.

  • Conciliar semanalmente con el saldo en efectivo.

  • Entregar informe mensual con soportes al contador.

  • Manejo de la plataforma de DIAN, SOI, BANCOS,

  • Facturación

Objetivo: Emitir facturas correctas y mantener control de ventas.

  • Recibir orden de venta o solicitud de facturación del área comercial.

  • Elaborar ordenes de compra
  • Elaborar factura en el software contable SIIGO o sistema autorizado por la DIAN.

  • Verificar datos del cliente (NIT, razón social, dirección).

    Mantener actualizada la documentación de los proveedores
  • Registrar la factura en el consecutivo.

  • Realizar los acuses de las facturas recibidas.

  • Archivar soporte físico/digital.

  • Cuentas por cobrar (clientes)

Objetivo: Mantener al día los pagos de los clientes.

  • Registrar en el sistema cada factura emitida.

  • Hacer seguimiento a fechas de vencimiento.

  • Enviar recordatorio de pago a clientes 5 días antes del vencimiento.

  • Reportar semanalmente a gerencia los clientes en mora.

  • Cuentas por pagar (proveedores)

Objetivo: Garantizar pagos oportunos y ordenados.

  • Recibir facturas de proveedores y verificar que estén completas, datos de la empresa, dirección correo, valores, cantidades, etc.

  • Registrar en el sistema contable con fecha de vencimiento.

  • Programar pagos según calendario de tesorería.

  • Descargar y archivar los soportes de pago (transferencia, cheque, recibo).

  • Conciliaciones bancarias

Objetivo: Garantizar que los saldos contables coincidan con el banco.

  • Descargar extractos bancarios cada fin de mes.

  • Comparar con registros contables (ingresos, egresos, cheques, transferencias).

  • Identificar diferencias y reportarlas al contador.

  • Entregar conciliación firmada junto con soportes.

  • Liquidar los gastos bancarios mensuales.

  • Archivo documental

Objetivo: Mantener la documentación organizada y disponible.

  • Clasificar documentos en carpetas físicas y digitales (compras, ventas, bancos, nómina, impuestos).

  • Guardar documentos en orden cronológico.

  • Digitalizar soportes y subirlos a la nube o carpeta compartida.

  • Mantener claves y accesos de forma segura y confidencial.

  • Reportes administrativos

Objetivo: Mantener informada a la gerencia sobre la gestión.

  • Preparar un informe semanal: caja menor, cuentas por cobrar y pagar.

  • Preparar un informe mensual: conciliaciones bancarias, facturación, flujo de caja.

  • Enviar los reportes al contador y a la gerencia puntualmente.

Recomendaciones clave para el cargo

  • Ser puntual, ordenado y organizado.

  • Mantener la confidencialidad de la información financiera.

  • Mantener su puesto de trabajo en respectivo orden y aseo.

  • Revisar dos veces cada registro antes de entregarlo.

  • Usar siempre soportes oficiales (facturas, recibos, comprobantes).

Tipo de puesto: Tiempo completo

Fecha límite para postularse: 09/10/2025


Required Skill Profession

Other General



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    • Other Openings
    • Practice: Prepare answers to common interview questions and rehearse using the STAR method (Situation, Task, Action, Result) to showcase your skills and experiences.
    • Dress Professionally: Choose attire appropriate for the company culture.
    • Prepare Questions: Show your interest by having thoughtful questions for the interviewer.
    • Plan Your Commute: Allow ample time to arrive on time and avoid feeling rushed.
    During the Interview:
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    • Answer Thoughtfully: Listen carefully, take a moment to formulate clear and concise responses. Highlight relevant skills and experiences using the STAR method.
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