asistente contable y administrativa

• Nombre del cargo: Asistente Contable y Administrativo
• Área / Departamento: Administración – Contabilidad
• Jefe inmediato: Contador General / Gerente General/Administrador

Apoyar la gestión administrativa y contable de la empresa, asegurando el registro oportuno de la información final.

Funciones principales

• Registrar y clasificar la información contable en el software SIIGO Nube, correspondiente (compras, ventas, bancos, gastos, cruces contables).
  
  
• Apoyar en la elaboración de conciliaciones bancarias y control de caja menor.
  
  
• Mantener al día el archivo físico y digital de documentos contables y administrativos.
  
  
• Apoyar en la elaboración de reportes financieros básicos para la gerencia.
  
  
• Gestionar facturación, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
  
  
• Coordinar la atención de llamadas, correspondencia y soporte administrativo general.
  
  
• Apoyar al contador externo en la preparación de declaraciones tributarias y reportes oficiales.
  
  
• Controlar contratos, pagos de nómina y seguridad social (cuando aplique).
  
  
• Apoyar la logística administrativa en compras y manejo de proveedores.
  
  
• Elaborar reportes administrativos semanales y mensuales para la gerencia.
  
  
• Apoyo a los contadores en información que se requiera para dar cumplimiento a la actividades de la empresa.
  
  

DESCRIPCIÓN:

1.Manejo de caja menor

• Registrar y controlar los gastos menores de la empresa.
  
  

Recibir la caja menor inicial ($ asignado por la gerencia).

• Registrar cada gasto en el formato de control de caja menor (fecha, concepto, valor, comprobante).
  
  
• Solicitar siempre factura o soporte válido.
  
  
• Conciliar semanalmente con el saldo en efectivo.
  
  
• Entregar informe mensual con soportes al contador.
  
  

• Manejo de la plataforma de DIAN, SOI, BANCOS,

• Facturación

Objetivo: Emitir facturas correctas y mantener control de ventas.

• Recibir orden de venta o solicitud de facturación del área comercial.
  
  
• Elaborar ordenes de compra
• Elaborar factura en el software contable SIIGO o sistema autorizado por la DIAN.
  
  
• Verificar datos del cliente (NIT, razón social, dirección).
  
  Mantener actualizada la documentación de los proveedores
• Registrar la factura en el consecutivo.
  
  
• Realizar los acuses de las facturas recibidas.
  
  

• Archivar soporte físico/digital.
  
  

• Cuentas por cobrar (clientes)

Objetivo: Mantener al día los pagos de los clientes.

• Registrar en el sistema cada factura emitida.
  
  
• Hacer seguimiento a fechas de vencimiento.
  
  
• Enviar recordatorio de pago a clientes 5 días antes del vencimiento.
  
  

• Reportar semanalmente a gerencia los clientes en mora.
  
  

• Cuentas por pagar (proveedores)

Objetivo: Garantizar pagos oportunos y ordenados.

• Recibir facturas de proveedores y verificar que estén completas, datos de la empresa, dirección correo, valores, cantidades, etc.
  
  
• Registrar en el sistema contable con fecha de vencimiento.
  
  
• Programar pagos según calendario de tesorería.
  
  

• Descargar y archivar los soportes de pago (transferencia, cheque, recibo).
  
  

• Conciliaciones bancarias

Objetivo: Garantizar que los saldos contables coincidan con el banco.

• Descargar extractos bancarios cada fin de mes.
  
  
• Comparar con registros contables (ingresos, egresos, cheques, transferencias).
  
  
• Identificar diferencias y reportarlas al contador.
  
  
• Entregar conciliación firmada junto con soportes.
  
  

• Liquidar los gastos bancarios mensuales.
  
  

• Archivo documental

Objetivo: Mantener la documentación organizada y disponible.

• Clasificar documentos en carpetas físicas y digitales (compras, ventas, bancos, nómina, impuestos).
  
  
• Guardar documentos en orden cronológico.
  
  
• Digitalizar soportes y subirlos a la nube o carpeta compartida.
  
  

• Mantener claves y accesos de forma segura y confidencial.
  
  

• Reportes administrativos

Objetivo: Mantener informada a la gerencia sobre la gestión.

• Preparar un informe semanal: caja menor, cuentas por cobrar y pagar.
  
  
• Preparar un informe mensual: conciliaciones bancarias, facturación, flujo de caja.
  
  
• Enviar los reportes al contador y a la gerencia puntualmente.
  
  

Recomendaciones clave para el cargo

• Ser puntual, ordenado y organizado.
  
  
• Mantener la confidencialidad de la información financiera.
  
  
• Mantener su puesto de trabajo en respectivo orden y aseo.
  
  
• Revisar dos veces cada registro antes de entregarlo.
  
  
• Usar siempre soportes oficiales (facturas, recibos, comprobantes).
  
  

Tipo de puesto: Tiempo completo

Fecha límite para postularse: 09/10/2025