Acerca de la posicin La unidad de Gestin de subvenciones se encuentra en la bsqueda de un Asistente que tendr como objetivo principal apoyar los procesos administrativos de subcontratos institucionales de investigacin, especialmente para el proyecto CSICAP Fortalecer la capacidad de adaptacin del sector agropecuario frente a fenmenos de variabilidad y cambio climtico, el cual busca reducir la vulnerabilidad de la produccin agropecuaria y de los segmentos ms vulnerables de la poblacin rural, especialmente las mujeres, frente a las amenazas de la variabilidad climtica y el cambio climtico. La posicin tendr su sede de trabajo en el centro de operaciones de las Amricas, situado en el Campus de Palmira, Colombia. Responsabilidades Administracin de Subcontratos: Colaborar en la recopilacin y compilacin de documentacin de los socios para el proceso de debidadiligencia (nuevos socios) y garantizar comprobaciones peridicas de la informacin de los socios vigentes. Apoyar al equipo en el proceso de evaluacin del desempeo de los socios, procesos de cierre, verificaciones en sistemas de administracin de riesgo; y garantizar la gestin adecuada de los datos en el sistema institucional y libreras internas de archivos. Elaborar los borradores de los subcontratos derivados y otros para el cumplimiento de los requisitos del Ministerio y/o financiador principal. Facilitar la comprensin por parte de los socios de los requisitos de presentacin de entregables, informes y otros requisitos establecidos contractualmente. Registrar los documentos de subcontratos y otros en el sistema institucional y comunicarse oportunamente con las partes interesadas internas sobre los requisitos de cumplimiento. Asistir al equipo en la generacin de requisiciones/formularios para el pago a los socios. Realizar seguimiento constante a los activos fijos de los socios, incluyendo control, gestin y diligenciamiento de formatos, adems, realizar registro fotogrfico de los mismos y seguir los procesos establecidos por el Ministerio y/o financiador principal. Acompaar las reuniones y comits que disponga la Alianza, el Ministerio y/o financiador principal recopilando informacin general de la planeacin, la implementacin de los componentes del proyecto (activos fijos, compras, ejecucin en general) y dems que las partes dispongan. Dar apoyo en la revisin y control de las plizas que los socios generen para los convenios de manera anual. Colaborar con los procesos de cierre de los subcontratos y elaborar los borradores de las actas de liquidacin para cada uno de los convenios firmados con los socios de acuerdo con los periodos de ejecucin del proyecto y disposiciones que el financiador principal requiera. Dar soporte en el seguimiento de las matrices de riesgo tanto a nivel del Centro como de los socios. Apoyar los procesos de revisin y visitas por parte del Ministerio y/o financiador principal. Gestin de la informacin, comunicacin y capacitacin: Ayudar con la elaboracin de comunicaciones escritas como: cartas de presentacin, presentacin deinformes, gestin de documentos escritos, entre otros. Dar soporte en responder y proporcionar actualizaciones peridicas sobre los acontecimientos importantes que se produzcan en relacin con el proyecto financiado. Apoyar la gestin y mejora de los sistemas de gestin de la informacin (bases de datos, espacio Intranet, sistemas de archivo, etc.). Apoyar el desarrollo de procesos y herramientas mejoradas para la administracin de subcontratos. Apoyar en proporcionar los listados mensuales de la Unidad para reportar informes pendientes y prximos a presentar, y al mismo tiempo hacer seguimiento de los requisitos de cierre de proyectos y colaborar en las comprobaciones de las condiciones de cierre de subvenciones y subcontratos en el sistema institucional (actualizaciones y comprobaciones). Requirements Educacin y Requerimientos Tecnlogo administrativo con formacin en ofimtica o cursos relacionados a la vacante. Experiencia laboral previa relacionada a la vacante, preferiblemente en una organizacin internacional o sin nimo de lucro. Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Nivel bsico-intermedio de ingls (oral y escrito). Competencias Orientacin al cliente y enfoque de servicio. Manejo de buenas relaciones interpersonales. Comunicacin efectiva. Trabajo en equipo y colaboracin. Protocolo y diplomacia para establecer y mantener relaciones laborales con personas de distintas culturas y nacionalidades. Atencin al detalle. Proactividad e iniciativa, con capacidad de trabajo independiente. Benefits Trminos de vinculacin Esta convocatoria es de alcance nacional, en un nivel BG05 una escala de 14 niveles siendo el nivel 14 el ms alto. Esta es una bsqueda nacional colombiana y se administrar a travs de un contrato a trmino fijo de un (1) ao, sujeto a un perodo de prueba de acuerdo con la legislacin local y es renovable segn el desempeo y la disponibilidad de recursos. La Alianza Bioversity International - CIAT ofrece un ambiente multicultural y de investigacin acadmica, con salarios competitivos y excelentes beneficios. Somos una institucin que cree que la diversidad contribuye a la excelencia, que propende por la igualdad de oportunidades de empleo y, en consecuencia, no discrimina por raza, color, religin, genero, identidad, orientacin sexual, nacionalidad, etnia, edad, estado civil u otra caracterstica personal de sus empleados o candidatos a ocupar una posicin. Aplicaciones Las aplicaciones deben enviarse a la oficina de Recursos Humanos va e-mail a la direccin electrnica: M.Chavarriaga@cgiar.org adjuntando su hoja de vida y carta de presentacin donde expongan su idoneidad para el puesto mencionado las cualificaciones, competencias y aptitudes. El asunto del correo debe indicar claramente: Aplicacin: Asistente administrativo II Unidad de Gestin de Subvenciones. Fecha de cierre de la convocatoria: abril 11, 2024
- Tecnólogo administrativo con formación en ofimática o cursos relacionados a la vacante.
• Experiencia laboral previa relacionada a la vacante, preferiblemente en una organización internacional
o sin ánimo de lucro.
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Nivel básico-intermedio de inglés (oral y escrito).
0-1 year
- Tecnólogo administrativo con formación en ofimática o cursos relacionados a la vacante. • Experiencia laboral previa relacionada a la vacante, preferiblemente en una organización internacional o sin ánimo de lucro. • Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). • Nivel básico-intermedio de inglés (oral y escrito).
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