SECRETARIA UNIDAD RENAL

Job description

Responsabilidades

• Orientar a los pacientes en trámites de documentos, hospitalización y salidas de modo que el resultado de la actividad sea eficiente.
  
  
• Actualizar diariamente la información necesaria solicitada por la oficina central y garantizar la organización del archivo administrativo de acuerdo a lo requerido por su jefe inmediato.
  
  Igualmente realizar la transferencia documental en las fechas establecidas por el área de facturación y de acuerdo a lo programado por la Unidad Renal.
  
  
• Elaborar cartas, memorandos, informes, formatos, de índole secretarial – administrativo, asignados por el jefe inmediato.
  
  
• Elaborar los documentos de trámite relacionados con la función de atención de pacientes según los estándares y condiciones requeridas, propias de la Unidad Renal y de las aseguradoras.
  
  
• Recibir y entregar correspondencia y mensajes oportunamente.
  
  
• Aplica para cubrir a la recepcionista en caso de requerirse.
  
  
• Actuar como Backup de la recepcionista.
  
  
• Velar por el manejo, organización, conservación y custodia del archivo de historias clínicas, el archivo de gestión y administrativo de la unidad renal cuando esta función le sea asignada por el Jefe inmediato.
  
  
• Actualizar listado de pacientes que se encuentran en los diferentes programas de diálisis de acuerdo a su afiliación a EPS, IPS, EPS-S, ESS, ESE o Empresas de Medicina Prepagada.
  
  
• Dar soporte al área de facturación para la radicación de la facturación a los diferentes clientes.
  
  
• Recepción, Radicación y trámite de facturas de proveedores en el software (Sevenet) para enviar a Contabilidad de Oficina Central.
  
  
• Actualizar y registrar la información correspondiente al formulario RH1, Fuentes de Generación y Clases de Residuos con aprobación del Jefe Administrativo.
  
  Cuando sea asignado por el jefe inmediato.
  
  
• Realizar los reportes de las resoluciones 1552 desde el aplicativo de citas Médicas y en F3 la de la resolución 4505.
  
  
• Tramitar autorizaciones masivas y novedades ante los clientes que se requiera (P.
  
  Ej. Salud Total EPS), bajo la supervisión del Jefe administrativo.
  
  
• Tramite de pedido de papelería y cafetería en Software designado bajo la supervisión del Jefe administrativo.
  
  

Gestionar y responder los eventos relacionados con Servicio al cliente (Clientes o pacientes), que les sean remitidos por un área, jefe, y/o por cualquier otro de los medios de comunicación dispuestos por la Compañía para este fin, los cuales debe atender y responder dentro de los plazos fijados en procedimientos y/o regulación vigente.

Contribuir con la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad mediante:

• Conocer y cumplir las directrices de la política y objetivos de Calidad de la organización, en relación con las actividades diarias de su cargo y su contribución a la eficacia y mejora continua del SGC, así como las implicaciones del incumplimiento de los requisitos de este.

• La actualización de la documentación necesaria para el desarrollo de su cargo, en caso de tener modificaciones o encontrarse desactualizada.

• La gestión oportuna de planes de acción derivados de acciones correctivas, de mejora o identificados dentro de la gestión de riesgos.

• El reporte al jefe inmediato y/o al SGC para toma de acciones cuando se presenten incumplimientos a metas definidas en los indicadores de gestión de su proceso o resultado de salidas no conformes, o aquellos riesgos identificados en el proceso que puedan influir en el cumplimiento de objetivos, metas o aspectos legales/contractuales.

• El reporte al jefe inmediato y/o al SGC de los cambios que puedan afectar al SGC, para asegurar que se mantiene la integridad de este.

• Atender auditorías internas o externas en caso de requerirse.

• Difundir oportunamente a su equipo de trabajo (si aplica) las responsabilidades asignadas.

• Para cargos de autoridad y de la alta dirección (Gerencia General, Directores y Gerentes) dentro de las responsabilidades con el SGC se encuentra:

o Definir, reorientar y aprobar la Política de Calidad apropiada al propósito y contexto de la organización, que apoye la dirección estratégica, que proporcione el marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de calidad, incluya el compromiso con el cumplimiento de los requisitos aplicables y la mejora continua del SGC.

o Mostrar liderazgo y compromiso con la Política y los Objetivos de Calidad, para asegurar el cumplimiento de estos.

o Asignar las responsabilidades y autoridades para las actividades provistas en el SGC que asegure su integridad.

o Asegurar el logro de los resultados previstos y promover la mejora continua.

o Comunicar los cambios que puedan afectar el SGC de manera oportuna para asegurar su planificación e implementación.

• Contribuir al cuidado del medio ambiente y el cumplimiento de la legislación ambiental vigente aplicable a su puesto de trabajo:

• Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales ambientales y otros requisitos aplicables a su cargo.

• Cumplir las directrices ambientales establecidas y ejecutar las actividades que los planes y/o programas de gestión ambiental requieran.

• Participar activamente para el cumplimiento de los programas de gestión ambiental que involucren al proceso.

• Orientar el personal a cargo para el desarrollo de los planes y/o programas de gestión ambiental y velar por el cumplimiento de los requisitos legales.

• Delegar sus tareas en subordinados, sin que ello exima de la obligación de supervisar todas las funciones que haya delegado.

(El responsable último de las tareas y funciones delegadas sigue siendo siempre el superior).

• Participar activamente en las reuniones, capacitaciones y actividades programadas por el proceso de Gestión Ambiental.

• Conocer y cumplir con las normas, políticas, reglamentos, procedimientos e instructivos del SGC relacionados con la Gestión Ambiental necesaria para el desarrollo de sus funciones y las de su personal a cargo.

• Participar en la identificación, evaluación y control de Aspectos e Impactos Ambientales.

• Reportar inmediatamente los incidentes, accidentes y/o emergencias ambientales.

• Impartir y seguir recomendaciones a nivel de medio ambiente.

• La Alta Dirección (Gerencia General, Directores y/o Gerentes) deberá:

o Definir, reorientar y aprobar las políticas, objetivos y metas ambientales de acuerdo con el propósito y contexto de la organización, estableciendo el compromiso con la protección del medio ambiente, el cumplimiento de las obligaciones legales y la mejora del desempeño ambiental de la organización.

o Mostrar liderazgo y compromiso con los Objetivos, Planes y/o Programas de Gestión Ambiental, para asegurar el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente aplicable a la organización.

o Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para el desarrollo de la política, objetivos, metas, planes y/o programas ambientales, que permitan el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente aplicable a la organización.

o Propender para que se asegure el cumplimiento y la observación constante de todas las exigencias derivadas de los requisitos legales, de los permisos y autorizaciones administrativas y de otros requisitos vinculantes (asumidos voluntariamente por la organización).

o Participar y motivar la participación de los colaboradores para contribuir a la eficacia y desempeño ambiental de la organización.

4.3.4. Conocer y cumplir con las directrices de la política de seguridad de la organización en relación con las actividades diarias de su cargo

Required Skill Profession

Ámbito Creativo