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Asistente Documental y de Insumos Job Opening In Bogotá – Now Hiring Ofertasynegocios


Job description

Aeroviajes Pacífico requiere asistente documental y de insumos.

Perfil: Técnicos o tecnólogos en áreas de archivo y/o gestión documental y carreras afines.


Conocimiento y manejo de la norma de administración documental.


Con mínimo 1 año de experiencia.


Objetivo del cargo:

– Digitalizar toda la documentación que se encuentra tanto en el archivo de gestión como en el archivo central para que posteriormente sea transferido al archivo histórico.

– Archivar cronológicamente toda la documentación que ingresa para custodia de Gestión documental y de acuerdo con la información consignada en el inventario del archivo.


– Llevar registro en la planilla de las solicitudes de consulta y préstamo de los expedientes.


– Ingresar en el sistema los cambios y anexos que se producen, ya sea eliminación, trasferencias al archivo histórico o digitalización.


– Digitalizar todas las facturas que son entregadas a archivo para su posterior inclusión en la carpeta del NAS de facturas para el cobro por parte de cartera.


– Finalizando año, pasar por cada área previa información vía correo electrónico para recoger con lista de relación la documentación que pasa a archivo de gestión o central según sea el caso.


– Entregar al finalizar la jornada del día viernes o sábado (según sea el caso) el reporte de lo gestionado durante la semana ala dirección de oficina.


– De acuerdo con las series documentales, solicitar y custodiar el archivo de las diferentes áreas de la empresa, según los tiempos y procedimientos establecidos en dichas series.


Para la eliminación de los archivos y transferencias debe ser previa autorización de la dirección de HSEQ.


– Garantizar la conservación, actualización.


– Tener actualizado de manera semanal las historias laborales que van ingresando/ retirando de la empresa.


– Garantizar dentro de cada historia laboral la información que se va adicionando por medio físico o magnético.


– Solicitar autorización a Gestión Humana cuando se solicite revisión de alguna historia laboral por parte de cualquier colaborador de la empresa.


– Llevar control y seguimiento de las historias laborales activas e inactivas para su actualización en el sistema y físicamente (planilla hojas de vida).


– Manejar la confidencialidad de la información que se archiva en cada historia laboral.


– Realizar transferencias documentales de acuerdo a las tablas de retención y de las políticas establecidas por la empresa.


– Recepción documentos que se recibe de cada proceso con su formato de relación y archivarlos en la respectiva caja.


– Organizar las carpetas según lo establecido y enumerarlas con el respectivo serial, archivar las carpetas según lo establecido por la agencia.


– Administrar y controlar el inventario de insumos y herramientas de la empresa.


– Entregar los insumos con el control de entrega de insumos para revisión posterior del inventario.


– Solicitar cotizaciones y órdenes de compra con proveedores de papelería y de insumos.


– Controlar los insumos de la agencia, garantizando siempre el stock mínimo de cada elemento que se utilice para la gestión de cada proceso.


– Actualizar el inventario de insumos de manera mensual de modo que se conozca que se tiene en el archivo para gestión y posterior pedido.


– Revisión de necesidades de suministros e infraestructura de la agencia.


– Llevar el control de novedades presentadas en la infraestructura de la empresa.


– Manejar los contratistas que se necesiten para mantener las instalaciones y demás oficinas de la agencia en óptimas condiciones previa autorización de la dirección de HSEQ.


– Manejar paralelamente con Infraestructura tecnológica el cronograma de mantenimientos y de proveedores para su respectiva gestión y administración de la información.


SALARIO: Se define de acuerdo al perfil del candidato seleccionado.


Fecha de ingreso: inmediata.


Ciudad: Bogotá.

Required Skill Profession

Information And Record Clerks


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What Are the Key Qualifications for Asistente Documental y de Insumos?

Key qualifications for Asistente Documental y de Insumos typically include Information And Record Clerks and a list of qualifications and expertise as mentioned in the job specification. The generic skills are mostly outlined by the . Be sure to check the specific job listing for detailed requirements and qualifications.

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Interview Tips for Asistente Documental y de Insumos Job Success

Ofertasynegocios interview tips for Asistente Documental y de Insumos

Here are some tips to help you prepare for and ace your Asistente Documental y de Insumos job interview:

Before the Interview:

Research: Learn about the Ofertasynegocios's mission, values, products, and the specific job requirements and get further information about

Other Openings

Practice: Prepare answers to common interview questions and rehearse using the STAR method (Situation, Task, Action, Result) to showcase your skills and experiences.

Dress Professionally: Choose attire appropriate for the company culture.

Prepare Questions: Show your interest by having thoughtful questions for the interviewer.

Plan Your Commute: Allow ample time to arrive on time and avoid feeling rushed.

During the Interview:

Be Punctual: Arrive on time to demonstrate professionalism and respect.

Make a Great First Impression: Greet the interviewer with a handshake, smile, and eye contact.

Confidence and Enthusiasm: Project a positive attitude and show your genuine interest in the opportunity.

Answer Thoughtfully: Listen carefully, take a moment to formulate clear and concise responses. Highlight relevant skills and experiences using the STAR method.

Ask Prepared Questions: Demonstrate curiosity and engagement with the role and company.

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Additional Tips:

Be Yourself: Let your personality shine through while maintaining professionalism.

Be Honest: Don't exaggerate your skills or experience.

Be Positive: Focus on your strengths and accomplishments.

Body Language: Maintain good posture, avoid fidgeting, and make eye contact.

Turn Off Phone: Avoid distractions during the interview.

Final Thought:

To prepare for your Asistente Documental y de Insumos interview at Ofertasynegocios, research the company, understand the job requirements, and practice common interview questions.

Highlight your leadership skills, achievements, and strategic thinking abilities. Be prepared to discuss your experience with HR, including your approach to meeting targets as a team player. Additionally, review the Ofertasynegocios's products or services and be prepared to discuss how you can contribute to their success.

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