Asistente de Compras, Inventario y Archivo

Job description

La Fundación Alianza por los derechos, la igualdad y la solidaridad internacional requiere asistentes de compras, inventario y archivo.

Perfil: Profesionales o tecnólogos en administración de empresas, contabilidad, finanzas, o carreras afines.

Objetivo del cargo: El/la asistente de compras, inventario y archivo será responsable de apoyar los procesos administrativos de compras, planificará y programará el suministro de bienes y/o servicios relacionados con cada uno de los proyectos en marcha así como de su correspondiente documentación y será responsable de la organización del archivo y ubicación de la documentación contable de los proyectos.

Responsabilidades:

Compras:

a) En Coordinación con los Técnicos, los/las Coordinadores de las regionales y de los proyectos: Planificará y programará el suministro de los bienes, suministros y/o servicios relacionados con cada uno de los proyectos de acuerdo con los procedimientos y políticas establecidos para asegurar su disponibilidad.

b) Participará del comité de compras.

c) Gestionará la relación y negociación con los proveedores, así como búsqueda de nuevos proveedores en todas las regionales.

d) Hará Seguimiento de órdenes y entregas, asegurando que estén todas las aprobaciones.

e) Hará seguimiento semanal de las hojas de ruta de los vehículos y el control de combustible de acuerdo a los formatos establecidos.

f) Asegurara que estén todas las aprobaciones, según la guía de aprovisionamiento, antes de realizar los pagos.

g) Autorizará pagos según los procedimientos.

h) Realizara control de los compromisos de los contratos para verificar fechas de vencimiento, pólizas, valor contratado, asignación presupuestal.

i) Revisará y propondrá mejoras y actualizaciones a los procedimientos de compras de la organización.

j) Tendrá al día la documentación de los procedimientos de compras y administrativos y velará por su cumplimiento.

k) Realización de reservas áreas, reservas hoteleras de acuerdo al procedimiento establecido.

l) Apoyará el control de movimiento de bienes muebles (ej.

Video beam computadores, cámaras, celulares satelitales, etc.) y dotaciones (ej.

Carpas, cobijas, almohadas, etc.) de la organización para el buen desempeño de las áreas técnicas, asegurando que las hojas de recepción y entrega de bienes esté completa.

m) Apoyará cuando se requiera en la entrega de documentación relativa a procedimientos de compras, escaneo, envío de documentos originales, entrega de correspondencia a proveedores, control sobre entrega de pedidos, etc.

n) Reporte oportuno y manejo de datos actualizado.

o) Participación activa en los reportes de los proyectos, Informes y estadísticas.

p) Realizara seguimiento de los contratos de civiles de prestación de servicios y su actualización de la base de datos.

Inventario:

q) Tendrá a su cargo el manejo y control del inventario a nivel nacional poniendo al día los inventarios de todas las oficinas y en coordinación con los asistentes de administración y logística, verificara que los activos fijos estén asignados a un responsable o persona a cargo.

r) Realizará actas de las bajas de activo fijo por extravío, obsolescencia, destrucción, donación, venta o permuta de los bienes inventariables en cada regional.

s) Será responsable del control y revisión de la documentación de los vehículos de la Fundación.

t) Control y revisión de inventarios de oficina, bodega y vehículos debidamente actualizados y archivados.

Archivo:

u) Llevará y apoyara la organización del archivo de acuerdo con la normativa Colombiana, ubicación de documentación contable de los proyectos y correspondencia.

v) Clasificara y ordenara los documentos a su cargo, así como su digitalización.

w) Organizará digitalmente documentos por carpetas de acuerdo a los presupuestos y su ejecución para lograr calidad de la información.

x) Apoyará los procesos que requieran las auditorias de los financiadores nacionales como internacionales.

Generales:

a) Garantizar la confidencialidad de la información.

b) Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

c) Cuidado en el porte de documentos para la legalización de los gastos y legalización oportuna de los mismos a la administración de la oficina.

d) Responsable del buen uso de los elementos de la oficina que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones.

e) Realizar diariamente su reporte de movimientos con el responsable de seguridad.

f) Respetará, acatará y aplicará las normas de seguridad establecidas por la Fundación, su no cumplimiento es motivo de terminación de contrato.

g) Responsable de legalizar ante el área administrativa los gastos de dietas, anticipos, etc, siguiendo los procedimientos y los tiempos establecidos.

h) Todas las demás labores que le demande su jefe inmediato.

Requisitos y experiencia:

– Mínimo tres años de experiencia como responsable o asistente de compras, logística o en puestos de responsabilidades similares.

– Se valorara positivamente experiencia previa de trabajo con ONG, en áreas de compras, logística o administración o ambas.

– Usuario avanzado en Word, Excel, manejo adecuado de internet.

– Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal

Competencias específicas:

– Capacidad y habilidad para el trabajo en equipo e interdisciplinario con las distintas áreas de la Institución.

– Sentido de responsabilidad y compromiso con el trabajo, Actitud propositiva.

– Resolución de problemas y toma de decisiones: capacidad para tomar decisiones eficaces y oportunas evaluando toda la información relevante tanto interna como externa.

– Adaptabilidad y flexibilidad: Capacidad para adecuarse a un entorno diferente con nuevos objetivos grupales e individuales.

y capacidad de modificar el comportamiento adecuándolo a situaciones inesperadas o de cambio.

– Actitud positiva y proactiva hacia el trabajo y la vida en cooperación, la organización y sus proyectos.

– Orientación a los resultados: Capacidad de definir metas, objetivos realistas y específicos y capacidad de establecer prioridades para la consecución de dichos objetivos.

Ciudad:Sede Bogotá, con disponibilidad para viajar a las diferentes zonas donde Alianza por la Solidaridad ejecuta

acciones.

Contrato: Contrato laboral a término fijo, con posibilidad de prórroga donde se evaluará la posibilidad de continuidad en la organización.

Plazo máximo para aplicar: 19 de Noviembre de 2018.

Fecha de incorporación: Inmediata.

Las personas interesadas deberán presentar su hoja de vida detallada hasta el 19 de Noviembre de 2018 a la dirección de correo electrónico:

indicar en el ASUNTO nombre del cargo

“Asistente de Compras, Inventario y Archivo”

IMPORTANTE:

SÓLO SERÁN ANALIZADAS LAS HOJAS DE VIDA QUE CUMPLAN CON TODOS LOS REQUISITOS SOLICITADOS Y QUE SEAN ENVIADAS EN LA FECHA INDICADA

*Se contactará únicamente con aquellos/as candidatos/as preseleccionados/as”

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Required Skill Profession

Business Operations Specialists