Asistente Administrativo/a

Job description

El  Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés)  busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.

La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género.

WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.

Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster para múltiples ciudades y podrán ser contactados en los próximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.

TÍTULO DEL CARGO:

Asistente Administrativo/a

TIPO DE CONTRATO:

Service Contract

LUGAR DE TRABAJO:

Bogotá, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO:

6 meses, con posibilidad de extensión sujeto a desempeño y fondos.

NIVEL DE

REMUNERACIÓN:

SC 5

ANTECEDENTES Y PROPÓSITO DE LA ASIGNACIÓN

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo.

En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a las Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 hacienda uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores.

Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos.

El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos.

Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

La orientación estratégica y las actividades propuestas en la Estrategia de País responden a los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) 2 y 17 ya los retos que actualmente enfrentan las poblaciones más vulnerables y los gobiernos locales en Colombia.

La Estrategia de País contribuye a la construcción de paz, la reintegración y el mejoramiento de las medias de vida de las personas más vulnerables.

Bajo la supervisión directa del/la Asociado/a Administrativo/a, será responsable de apoyar eficientemente todos los procesos administrativos y operativos generales, necesarios para dar el soporte a la operación mediante el uso óptimo de los recursos disponibles bajo los principios de participación, respeto, convivencia, igualdad y equidad de genera.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

Registrar, administrar y mantener registros digitales de los documentos administrativos, de acuerdo con los procedimientos establecidos, para garantizar un acceso rápido y fácil a los datos según sea necesario.

Analizar las transacciones y sistemas corporativos, que le permitan el diseño de informes, análisis de datos y procesos, con el propósito de mejorar la eficiencia y el control de las operaciones.

Analizar los procedimientos existentes, detectar fallas en los controles, proponer mejoras.

Ser el punto focal del área administrativa para el sistema corporativo concerniente al área de su manejo, además, proveer asesoría en los procesos del área relativos al mencionado sistema.

En adición, actuar como back up cubriendo las ausencias del punto focal de Viajes.

Proveer guía a los colegas de la oficina central y demás oficinas de terreno y personal sobre los temas de gestión de servicios en su esfera de responsabilidad.

Coordinar la prestación del servicio de correo nacional y local, en el marco del contrato que la Organización tenga para tal fin.

Verificar la relación de cobros y asegurar que el valor a pagar sea el correcto.

Gestionar las reclamaciones que surjan dentro de la prestación del servicio y asegurar el cumplimiento de lo estipulado en el Contrato.

Preparar los documentos pertinentes para el mantenimiento, actualización o creación de nuevos Acuerdos contractuales (Expresiones de interés, Términos de Referencia, Evaluaciones de Servicio, etc.).

Proponer mejoras desde el punto de vista administrativo y apoyar en lo necesario para que la Plataforma corporativa de gestión de Contratos se mantenga actualizada.

Apoyar en los procesos competitivos de Micro compras que se requieran en la Oficina Central.

Apoyar en la elaboración de Órdenes de Compra / Requisiciones de Compra y demás procesos internos de gestión de adquisiciones que sean requeridos.

Brindar apoyo en la gestión anual corporativa de medio ambiente (Ejercicio Green House).

Gestionar la recolección de información y responder consultas de las OT en el desarrollo de sus proyectos de ahorro medioambiental.

Coordinar las actividades mensuales de mantenimiento de las instalaciones, almacenando registros digitales y/o físicos para la generación de reportes.

Completar el ejercicio anual de destrucción de archivo de la oficina de País en línea con las políticas corporativas, proveer soporte y hacer el seguimiento del ejercicio a las oficinas de terreno.

Apoyar al asociado de administración en los demás procedimientos y tareas administrativas y operacionales, de acuerdo con el perfil del cargo, que se requieran para el logro de los objetivos de la Oficina

Colaborar con la planeación y seguimiento periódico de actividades para el logro de los objetivos propuestos.

Las demás actividades que se requieran en el ejercicio del cargo, para el logro de los objetivos del área.

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO (el responsable del puesto determinará los detalles)

Esta sección es facultativa y sirve para describir las responsabilidades y conocimientos adicionales requeridos para el puesto específico.

MARCO DEL LIDERAZGO DEL WFP: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO

Lidera con el ejemplo y con integridad

Defiende los valores, principios y las normas del WFP

Respeta a los demás y valora la diversidad

Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión

Demuestra humildad y voluntad de aprender

Demuestra los valores, principios y normas del PMA

Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo

Se mantiene enfocado y calmado cuando está bajo presión.

Muestra humildad y disposición para aprender y compartir conocimientos, evalúa y actúa en base a retroalimentación, y aprovecha las oportunidades para desarrollarse.

Impulsa los Resultados y cumple los compromisos

Ofrece resultados para maximizar el impacto

Delega apropiadamente

Se adapta fácilmente al cambio

Es responsable de la entrega de resultados.

Busca orientación y apoyo cuando es necesario

Se adapta fácilmente para cambiar el trabajo de ajuste según sea necesario.

Fomenta la inclusión y la colaboración

Es incluyente y colaborativo

Brinda información oportuna y constructiva

Construye y comparte nuevas perspectivas

Promueve el trabajo en equipo al compartir ideas y plantear problemas abiertamente.

Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás.

Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista.

Aplica pensamiento estratégico

Comunica y cumple la visión del WFP

Acepta la curiosidad y nuevas formas de hacer las cosas  

Analiza y evalúa los datos

Considera el impacto de las decisiones

Adopta la visión del WFP y cómo impacta su papel

Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante

Recopila datos y comparte conocimientos para informar las actividades del equipo.

Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones para sus objetivos.

Construye y mantiene relaciones sostenibles

Construye asociaciones  

Colabora para lograr objetivos comunes

Actúa profesionalmente con socios externos.

Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes

REQUISITOS MÍNIMOS SOLICITADOS:

Educación:

Título profesional en ciencias económicas, administrativas, financiera, ingeniería industrial o afines.

Experiencia específica:

Al menos cinco (5) años de experiencia progresiva relevante desarrollando labores de apoyo administrativo, manejo de contratos, gestión de operaciones de envíos, producción y análisis de informes de gestión.

Experiencia en el uso de paquete software de oficina (Word, Excel, Power Point, etc.) y manejo intermedio en bases de datos.

Conocimientos intermedios en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos.

Importante tener habilidad analítica, experiencia y conocimientos sólidos en temas administrativos.

Buenas relaciones humanas, habilidades de comunicación con los supervisores y clientes, facilidad para trabajar en ambientes multiculturales y bajo presión con enfoque de servicio al cliente.

Deseable, experiencia en el uso de sistemas basados en WEB, uso de sistemas de información del PMA, conocimiento de las normas y regulaciones de PMA / Naciones Unidas.

Deseable:

Experiencia en el uso de sistemas basados en WEB.

Conocimiento de las normas y regulaciones de PMA / Naciones Unidas.

Experiencia en el manejo de sistema (SAP)

Idiomas:

Fluidez en español y conocimientos intermedios de inglés.

Plazo para postular: 26 de junio de 2024

Para mejorar la accesibilidad y la inclusión de los procesos de selección en el Programa Mundial de Alimentos (PMA), alentamos a las personas que requieran adaptaciones relacionadas con discapacidad u otra asistencia de accesibilidad, a que nos contacten.

Envíe sus solicitudes por correo electrónico a .

Al recibir su correo electrónico, el equipo de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) se comunicará con usted para discutir sus necesidades de manera confidencial y brindarle apoyo.

El PMA está comprometido con proporcionar una experiencia de reclutamiento que respete y responda a las necesidades únicas de cada candidato y candidata.

Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales.

El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad.

Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP ()

Required Skill Profession

Secretaries And Administrative Assistants