ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Job description

Sobre nosotros

El grupo Yokogawa, fundado en el año 1915 en Tokio, actualmente es líder mundial en formación de soluciones integradas de control de procesos.

Y continuamos desarrollando y ofreciendo tecnología en el estado del arte, dentro del concepto de ETS - Enterprise Technology Solutions – que significa presentar una solución global al cliente, para un mejor costo/beneficio.

Nuestra experiencia internacional cuenta con la certificación ISO:9001 y está a disposición de nuestros clientes, en toda su área de actuación, en relación con la optimización de la producción, dos activos y la cadena de suministro con la aplicación efectiva de tecnologías digitales, permitiendo la transición.

para operaciones autónomas.

En más de un siglo de historia, a Yokogawa continúa trabajando en dirección a una sociedad sustentable a través de sus más de 17.000 funcionarios en una red global de 122 empresas que abarcan 61 países.

Ejecutar las responsabilidades y funciones del cargo acorde a los procedimientos, códigos de conductas, políticas y normas establecidas en la organización.

Mantener los documentos de gestión de acuerdo con normativa y proceso administrativo.

Recibir las llamadas entrantes y canalizarlas a las distintas áreas de la empresa.

Recibir y distribuir correspondencia.

Recibir, descargar y encaminar las facturas de clientes y proveedores al Área Contable.

Recibir, revisar y encaminar al Área Contable, los anticipos y legalizaciones del Área Administrativa.

Cotizar y comprar tiquetes aéreos de todas las Área de la Organización conforme a los procedimientos establecidos.

Cotizar y reservar hoteles y transportes fuera del domicilio social de YSACO conforme a los procedimientos establecidos.

Gestionar la logística para movilización de personal interno y externo en Bogotá y otras ciudades.

Reserva de salones para capacitaciones.

Controlar las reservas para programación de actividades en la sala de juntas.

Realizar cartas solicitadas por el área Administrativa y Financiera.

Atención de visitantes, equipo humano, mensajería u otro acorde a procedimientos, protocolos de atención y servicio, políticas y lineamientos para tal fin.

Elaborar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con lineamientos de la organización, guía y procedimientos

Tramitar pedidos de la unidad administrativa de acuerdo al procedimiento técnico.

Contestar preguntas de clientes e investigar sobre quejas presentadas en relación con servicios, procedimientos

y productos; hacer devoluciones, cambios de mercancías relacionadas con cafetería y papeleria y otros insumos del area administrativa exclusivamente.

Elaborar y encaminar al Área Contable y de Compras las requisiciones de servicios o suministros provenientes del Área Administrativa.

Atención de visitantes, equipo humano, mensajería u otros acordes a procedimientos, protocolos de atención y servicio, políticas y lineamientos para tal fin.

Elaborar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con lineamientos de la organización, guía y procedimientos técnicos.

Tramitar pedidos de la unidad administrativa de acuerdo al procedimiento técnico.

Atención a preguntas de clientes y direccionar a las áreas correspondientes, quejas presentadas en relación con servicios, procedimientos y productos.

Brindar información telefónica o personal a clientes y público sobre artículos, servicios, horarios, tarifas y reglamentaciones.

Operar medios de comunicación telefónica y electrónica para servicio al cliente.

Registrar y procesar la información objeto de consulta, para optimizar la prestación del servicio.

Registrar el ingreso y salida de visitantes a las instalaciones de YSACO asegurando el correcto deiligenciamiento de la planilla de registro.

Informar oportunamente al jefe inmediato cualquier inasistencia que comprometa el control de ingreso y salida de visitantes y fallas en el dligenciamiento de planillas de control de acceso.

Cumplir con indicadores de eficiencia, calidad, directrices y políticas de la empresa.

Responsable de la entrega de los documentos al interior de la compañía.

Implementar los procedimientos, normas y reglas referentes a seguridad de la información aplicables a sus actividades.

FORMACION ACADEMICA: Técnico / tecnólogo en asistencia administrativa / asistencia gerencial / secretariado.

EXPERIENCIA LABORAL: Tres (3) años

Yokogawa desea una cultura diversificada, equitativa e inclusiva.

Reclutaremos, desenvolveremos y promoveremos activamente personas de diversos orígenes que difieren en términos de experiencia, conocimiento, estilos de pensamiento, perspectiva, formación cultural y estatus socioeconómico.

No discriminaremos con base en la raza, el color de piel, la edad, el sexo, la identidad y la expresión de género, la orientación sexual, la religión, la creencia, la opinión política, la nacionalidad, la etnia, el origen local, la deficiencia, las relaciones familiares u otras circunstancias.

Yokogawa valora las diferencias y permite que todos Pertenecer, contribuir, triunfar y demostrar todo su potencial.

Al postularse para este puesto, usted reconoce y acepta que Yokogawa podrá recopilar, utilizar y procesar sus datos personales con el fin de gestionar el proceso de selección.

Esto incluye evaluar su idoneidad para el cargo anunciado y realizar los trámites administrativos correspondientes.

Asimismo, cuando sea necesario, sus datos podrán ser compartidos con proveedores de servicios externos autorizados, con el propósito de llevar a cabo las verificaciones necesarias y asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos aplicables.

Yokogawa se compromete a proteger su privacidad, manejando sus datos personales bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad.

Al continuar con su solicitud, usted confirma haber leído, comprendido y aceptado esta declaración, otorgando su consentimiento para la recopilación, uso, divulgación y procesamiento de sus datos personales conforme a lo aquí establecido.

Required Skill Profession

Aspectos Generales De Rr. Hh.